Comprendre les vérifications des antécédents professionnels

Au Canada, une vérification des antécédents professionnels permet de confirmer l'identité d'un candidat. Elle vérifie des détails clés, comme les antécédents criminels, calendrier d'emploi, et l'éducation, afin que vous puissiez faire une offre en toute confiance à une personne véritablement qualifiée.

Si les CV et les entretiens sont très révélateurs, ils ne révèlent pas toujours toute l'histoire. La vérification des antécédents permet d'obtenir un aperçu précis du parcours et de la personnalité d'un candidat, ce qui est particulièrement précieux pour les postes sensibles ou de confiance.

Elles contribuent également à protéger votre entreprise contre les risques juridiques, les problèmes liés au travail et les atteintes à la réputation. De plus, lorsqu'elles sont bien menées, elles favorisent des pratiques de recrutement justes et éclairées, bénéfiques pour votre équipe et le candidat.

Ce que comprend une vérification des antécédents

Les vérifications d'antécédents ne sont pas toutes identiques, mais la plupart des employeurs canadiens ont tendance à effectuer des vérifications portant sur plusieurs des éléments suivants, selon le poste. Gardez à l'esprit que, selon la province ou le territoire, le secteur et le poste, certaines de ces vérifications peuvent être plus pertinentes que d'autres. Adaptez toujours votre processus de vérification aux risques et aux responsabilités du poste :

• Vérifications de casier judiciaire : L'un des contrôles les plus courants. Les employeurs recherchent les condamnations, les accusations en instance ou les pardons susceptibles d'affecter la performance ou la sécurité au travail.
• Vérification de l'emploi : Confirme les dates d'embauche, les intitulés de poste et parfois les responsabilités. Cette vérification permet de repérer les excès de CV ou les écarts de calendrier inexpliqués.
• Vérification de l'éducation : Vérifie les diplômes ou les certifications pour s'assurer que le candidat a accompli ce qu'il a affirmé.
• Vérifications de crédit : Généralement réservé aux rôles qui gèrent des tâches financières ou ont accès à des données financières confidentielles.
• Historique de conduite : Essentiel pour les postes qui impliquent la conduite d’un véhicule.Dossiers de conducteur mettre en évidence le statut de la licence, les violations ou les suspensions.
• Vérifications des références : Bien que cela ne soit pas toujours inclus dans les vérifications d’antécédents officielles, de nombreux employeurs font appel à d’anciens managers pour obtenir un aperçu qualitatif de leurs performances et de leur attitude.
• Présence sur les réseaux sociaux ou sur le Web public : Certains employeurs effectuent des recherches informelles pour signaler les candidatures douteuses, comportement en ligne. Soyez prudent, car les préjugés et les préoccupations en matière de confidentialité peuvent rapidement s’immiscer.

Considérations juridiques au Canada

Au Canada, les vérifications d'antécédents doivent respecter des lois spécifiques pour protéger la vie privée et garantir l'équité. Les employeurs ne peuvent pas effectuer les vérifications qu'ils veulent, quand ils le veulent. Tout est une question de consentement, de pertinence et de conformité. Voici ce que vous devez savoir :

Vous avez besoin du consentement

Vous devez obtenir une autorisation écrite avant d'effectuer toute vérification des antécédents, y compris les vérifications criminelles, les enquêtes de crédit et vérifications d'éducation.

La pertinence compte

Les employeurs ne peuvent pas utiliser d'informations non liées à l'emploi pour prendre une décision d'embauche. Par exemple, un casier judiciaire peut être pertinent pour la garde d'enfants, mais pas pour les postes de saisie de données à distance.

La législation sur la protection de la vie privée s'applique

Les lois fédérales, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), et diverses lois provinciales sur la protection de la vie privée, comme la PIPA de l'Alberta, la PIPA de la Colombie-Britannique et la Loi sur la protection des renseignements personnels du Québec, régissent la collecte, le stockage et le partage des données. Assurez-vous que votre processus est conforme aux lois et règlements applicables.

Protection des droits de l'homme

Il est interdit de faire de la discrimination fondée sur des motifs protégés comme la race, la religion, l'âge ou un handicap, même si un élément est révélé lors du processus de sélection. En Ontario, par exemple, il est généralement interdit de refuser d'embaucher une personne uniquement en raison d'une condamnation criminelle, sauf si celle-ci est directement liée au poste.

Au Canada, la vérification des antécédents exige une approche planifiée et juridiquement rigoureuse. Un prestataire de services de vérification réputé peut vous aider à respecter la réglementation tout en recueillant les informations nécessaires.

Quand effectuer une vérification des antécédents

Le meilleur moment pour effectuer une vérification des antécédents est après avoir fait une offre conditionnelle, ce qui signifie que l’offre ne devient définitive qu’une fois la vérification terminée.

Cette approche protège votre organisation et le candidat. Vous évitez de collecter des informations sensibles sur des personnes que vous pourriez ne pas embaucher, et le candidat est rassuré : vous demandez cette vérification uniquement parce que vous l'envisagez sérieusement.

Voici un déroulement typique, de la publication d’une offre d’emploi à l’embauche :

• Publier l'offre d'emploi
• Tenez compte des CV
• Mener des entretiens
• Choisissez votre meilleur candidat
• Prolonger une offre conditionnelle, en attendant une vérification des antécédents
• Obtenir le consentement écrit
• Examen complet
• Prendre la décision finale d'embauche

Résistez à la tentation de vous précipiter. Effectuer des vérifications trop tôt peut être intrusif, voire juridiquement contestable, surtout si vous n'avez pas expliqué comment vous utiliserez les résultats.

Combien de temps durent les vérifications des antécédents ?

Le délai dépend du type et de l'étendue des vérifications effectuées. Certaines vérifications peuvent être effectuées en quelques minutes, tandis que d'autres peuvent prendre plusieurs jours. Voici un aperçu général :

• Vérifications de base du casier judiciaire : 1 à 3 jours ouvrables
• Vérification de l'éducation ou de l'emploi : 2 à 5 jours ouvrables (plus longtemps si les institutions tardent à répondre)
• Vérifications de crédit : 1 jour ou moins
• Appels de référence : Cela dépend de la disponibilité des contacts
• Chèques internationaux : Cela peut prendre plusieurs semaines

Des retards peuvent survenir, notamment si le candidat a précédemment travaillé dans une entreprise aujourd'hui fermée ou s'il a obtenu un diplôme d'un établissement étranger. Définir des attentes réalistes avec le candidat dès le départ permet de fluidifier le processus.

Travailler avec une entreprise comme Performance d'embauche accélère les choses en simplifiant la paperasse, en gérant les suivis et en s'assurant que vous effectuez vos vérifications conformément aux normes canadiennes pour éviter d'enfreindre la loi.

Erreurs courantes commises par les employeurs lors des vérifications des antécédents professionnels

Même les employeurs expérimentés peuvent rencontrer des difficultés lors du processus de vérification des antécédents. Mener une vérification approfondie des antécédents d'une entreprise ne se limite pas à cocher des cases : des erreurs courantes peuvent compromettre l'équité et l'exactitude. Voici quelques erreurs à éviter pour protéger l'intégrité de votre entreprise et offrir une expérience cohérente à chaque candidat :

• Sauter le consentement :N’effectuez jamais de contrôle sans autorisation écrite : il s’agit d’une violation de la loi.
• Sur-dépistage :Demander des informations non pertinentes pour le poste peut violer les lois sur la confidentialité et donner lieu à des plaintes pour discrimination.
• Pratiques incohérentes : Effectuer des vérifications pour certains rôles mais pas pour d’autres, ou pour certains candidats mais pas pour tous, peut créer des problèmes d’équité et vous exposer à des contestations judiciaires.
• Faire des hypothèses : Un casier judiciaire cela ne signifie pas toujours qu'une personne est une mauvaise recrue. Le contexte est important. Tenez compte du temps écoulé depuis l'infraction, de la nature de l'accusation et de sa pertinence pour le poste.
• Défaut de notification des candidats : Si vous envisagez de retirer une offre d'emploi en fonction des résultats de votre enquête, vous devez laisser au candidat la possibilité de répondre. Il peut contenir des erreurs ou des informations obsolètes qu'il pourra clarifier.

Comment obtenir une vérification des antécédents au Canada

Vous avez deux options principales pour effectuer des vérifications d’antécédents : vous pouvez le faire vous-même ou utiliser un service tiers.

Le faire en interne peut convenir aux petites équipes ou pour des vérifications simples (comme appeler une référence). Mais cela peut vite se compliquer. Vous devrez gérer la conformité légale, vérifier manuellement les institutions, relancer les employeurs et stocker les données personnelles en toute sécurité.

Utiliser un fournisseur de vérification des antécédents, comme Hire Performance, vous soulage de la pression. Vous avez accès à :

• Formulaires et documentation conformes à la loi
• Recueil approprié du consentement des candidats
• Des délais d'exécution plus rapides
• Accès à des sources de données fiables
• Une expérience sécurisée et professionnelle pour vous et le candidat

Chez Hire Performance, nous nous concentrons sur les employeurs canadiens et adaptons nos services afin de respecter les lois nationales et provinciales sur la protection de la vie privée. Ainsi, vous n'obtenez pas une sélection uniforme ; vous bénéficiez d'un processus adapté à votre secteur d'activité, à votre emplacement et à votre type d'emploi.

Nous vous guidons également dans des situations délicates, comme la gestion d’un casier judiciaire positif ou la marche à suivre lorsque vous ne pouvez pas vérifier un diplôme.

Les vérifications des antécédents en valent-elles la peine ?

On pourrait facilement considérer la vérification des antécédents comme une simple formalité d'embauche. Pourtant, la réalité est qu'une vérification rigoureuse, comme celle relative aux personnes vulnérables, est essentielle.en ligne, peu protégez votre entreprise de graves problèmes à l'avenir. Voici ce qu'une sélection bien menée peut apporter à votre entreprise :

• Protégez votre personnel : Le filtrage permet de prévenir la violence, le harcèlement ou le vol en signalant rapidement les candidats à risque.
• Évitez les réclamations pour négligence en matière d’embauche : Votre entreprise pourrait être tenue responsable si quelque chose se passe mal et que vous n’avez pas fait preuve de diligence raisonnable.
• Soutenir la culture du lieu de travail : Lorsque les employés savent que vous exigez de chacun la même qualité, vous renforcez la confiance et la responsabilité.
• Gagnez du temps et de l'argent : Recruter de manière inappropriée coûte cher. Les vérifications d'antécédents constituent un investissement judicieux qui améliore la rétention et la performance à long terme.
• Renforcez votre marque : Vos clients et partenaires veulent avoir l'assurance de travailler avec une équipe de confiance. La vérification des antécédents renforce votre réputation d'entreprise responsable.



Protégez votre lieu de travail, embauchez en toute confiance

Effectuer des vérifications des antécédents ne vous rend pas méfiant envers chaque candidat ; cela signifie que vous faites vos devoirs, que vous protégez votre équipe et que vous construisez un lieu de travail auquel les gens peuvent faire confiance.

Sur le marché du travail concurrentiel d’aujourd’hui, les vérifications des antécédents aident les employeurs à rester confiants dans leurs décisions d’embauche, à éviter toute responsabilité et à promouvoir une culture de travail sûre.

Lorsque vous êtes pris en charge par une équipe qui comprend les lois canadiennes, vous obtenez la tranquillité d’esprit sans les maux de tête liés à la paperasse.

Vous avez des questions ou besoin d'aide pour personnaliser un processus de sélection adapté à votre entreprise ? Contactez Hire Performance pour découvrir comment nos services peuvent simplifier votre processus de recrutement et vous permettre de rester en conformité du début à la fin.

Demander une démo